Información sobre el nombramiento de notarios públicos

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Solicitudes de comisión de notario


Designación


Los residentes de Illinois son designados notarios por el Secretario del Estado por un período de cuatro años. Los que radican fuera del estado de Illinois son designados notarios por un período de un año. Para recibir una designación de notario, el solicitante debe:
  1. Ser ciudadano de los Estados Unidos o ser un extranjero admitido legalmente como residente permanente;
  2. Ser un residente del Estado de Illinois o estar empleado en el estado de Illinois por lo menos 30 días;
  3. Tener por lo menos 18 años de edad;
  4. Poder leer y escribir el idioma inglés;
  5. No haber sido condenado de un delito grave; y
  6. No haber tenido una comisión de notario revocada durante los últimos 10 años (Sec. 2-102).
El solicitante debe completar el formulario de solicitud correcto proporcionado por la Secretaría de Estado, el cual incluye un juramento para tomar el cargo. Él o ella también debe obtener un bono notarial de $5,000 de una empresa afianzadora o que otorga bonos de garantía. La solicitud y el bono deberán ser enviados a la Secretaría del Estado junto con la cuota de presentación de $10. Si la Secretaría del Estado aprueba la solicitud, una comisión será emitida.

La comisión será enviada por correo a la Secretaria del Condado en el condado donde reside el solicitante. La designación no estará completa hasta que la comisión sea archivada con la Secretaria del Condado. El archivo con la Secretaria del Condado se puede hacer en persona o por correo. La Secretaria del Condado le notificará al solicitante del procedimiento (Sec. 2-106).

Cuando el solicitante haya archivado su designación con la Secretaria del Condado y haya recibido la comisión, la designación estará completa. Posteriormente, el notario deberá obtener un sello oficial y podrá realizar actos notariales en cualquier lugar en el Estado de Illinois, siempre y cuando él o ella continúe residiendo y trabajando en el condado donde fue comisionado(a).

Bono


La obligación de $5,000 debe ser emitida por una compañía cualificada para escribir bonos de garantía en el estado de Illinois (Sec. 2-105). Para que una compañía pueda escribir bonos, dicha compañía debe ser cualificada para hacerlo mediante el Departamento de Seguros de Illinois. Aunque la compañía por la cual usted trabaja esté dispuesta a pagar por su bono, es probable que no esté cualificada para hacerlo.
La mayoría de las compañías de seguros pueden escribir bonos de garantía. Es posible que desee ponerse en contacto con su agente local. La decisión de dónde comprar un bono sólo puede ser hecha por el solicitante. La oficina de la Secretaría del Estado no recomienda ninguna compañía de fianzas en particular.

Sello


Cada notario público debe obtener y usar un sello de estampilla de goma que no mida más de una pulgada de alto y dos y media pulgadas de longitud (Sec. 3-101). Aunque la ley no prescribe el formato exacto del sello, el siguiente ejemplo contiene toda la información requerida y es aceptable. En este caso, el nombre del notario es John Doe, cuya designación de notario expira el 31 de diciembre del 2016.

OFFICIAL SEAL
JOHN DOE
NOTARY PUBLIC, STATE OF ILLINOIS
My Commission Expires 12-31-16

(El sello deberá ser estampado con tinta negra)

El sello debe incluir el nombre del notario público exactamente como se muestra en la comisión notarial y también deberá incluir la fecha en que la comisión del notario se vencerá (esta fecha aparece en la comisión de notario). Usted puede incluir en su sello el nombre del condado en el cual esta archivada su designación. La ley no requiere ni prohíbe que incluya, en su sello, el nombre del condado.

Los sellos de notario pueden ser adquiridos en cualquier tienda de suministros de oficina o fabricantes de estampillas. Consulte a las páginas amarillas de su directorio telefónico bajo la sección de  "rubber stamps" (“estampillas de goma”). La oficina de la Secretaría del Estado no recomienda ninguna compañía en particular.

Certificado de Autoridad


Las cortes o funcionarios públicos pueden requerir que un "certificado de autoridad" sea incluido con un documento que haya sido notariado. Este certificado confirma que el individuo era un notario público designado y comisionado por el Estado de Illinois, cuando el documento fue notariado. Estos certificados son emitidos por la Secretaria del Condado en el condado donde el notario registró su designación o por la Secretaría de Estado. Las personas que requieran un certificado de autoridad deben ponerse en contacto con la Secretaria del Condado o el Departamento del Índice de la Secretaría del Estado para obtener más información. La mayoría de los documentos no requieren un certificado de autoridad, y no es la responsabilidad del notario público obtener dicho certificado.